学术会管理面临的六大挑战

第一、筹备时间长，周期性明显，工作任务重

第二、征文数量多，对评审及时性、严谨性要求高

第三、日程复杂，会场多，管理难度大

第四、嘉宾类型多样，国际化程度高，注册与支付流程复杂

第五、大会数据多，准确性要求高

第六、受疫情影响，高效筹备线上会议，成为新难点

学术会的诉求

31会议针对学术会管理的各种“疑难杂症”，提供了包含会前数字化会议信息展示、会议邀约、注册报名、征文审核、日程管理、酒店预订，会中接待管理、电子签到、PPT传输管理、学分管理、图片直播、视频直播，以及会后多维度的数据统计、分析等全流程数字化解决方案。

　（1）注册邀约场景

学术会嘉宾类型多样，例如：特邀嘉宾、演讲嘉宾、评审嘉宾、参会嘉宾等，针对不同群体，有时不仅需要收集的基本信息不同，报名流程也不同，部分特殊嘉宾还需要有不同的审核标准。而31学术会注册报名系统，支持多通道报名，不同通道可以采取不同的报名流程，满足主办方多票种、多通道需求。此外，360多个字段自由组合，主办方可以自定义多个报名表单，实现不同群体的基本信息收集。

同时，会议官网与微站的搭建，不仅可以全面展示会议信息，便于嘉宾获取会议最新咨询与动态，还能集成注册报名入口，让嘉宾轻松、快速完成会议报名、缴费、获取发票等操作。

（2）征文在线化全流程高效流转

一场学术会的征文数量从几十、几百到上千份不等，纯靠人力，不仅易出错，还耗时耗力，压力倍增。31学术会征文系统可以实现主办方在线征稿，嘉宾在线投稿，通过论文征集、征文投稿、系统后台任务分发、提醒评审专家评审、自动触发反馈嘉宾修改详情、收录、论文集生成等环节的在线化、自动化、流程化管理，保障征文全流程高效流转，大幅减轻会务组工作量。

（3）数字化日程管理

学术会与其他大会区别特别明显的一点就是，学术会的日程非常多！而面对这些海量的日程，主办方需要协调会场、演讲嘉宾、讲题三者之间的问题，然而，这三种往往牵一发而动全身。31学术会日程管理针对这一痛点给出解决方案。主办方在进行日程排布时，若出现冲突，系统会自动弹出提醒警示。例如：当日程完全有冲突时，系统发出红色警示，工作人员需要进行日程调整；而当嘉宾在30分钟内，在两个分会场均有演讲任务时，系统弹出橘色警告标识，若会场近，不会产生影响可以忽视，反之则需要进行调整。

此外，日程在会议微站/网站展示时，参会嘉宾可以根据自己的喜好筛选演讲议题，并在相应的时间地点进行参会；而演讲嘉宾则能登录个人中心，实时查看个人专属演讲日程表，顺利完成演讲。

　（4）直播管理

学术会议凭借其特殊性与专业性，前期对直播、录播的使用频率较高，2020更是受疫情影响，虽然国内疫情得到有效控制，但国外形势不容乐观，国际性学术大会对直播的需求更甚。31学术会直播系统，不仅能支持主办方开展线上直播，设置观看权限，还能与线下会议进行关联，实现后疫情时代，学术会议常态化需求。

　（5）智慧现场管理

虽然我国已经步入数智化时代，但不少大会现场仍然能够看到嘉宾排着长长的队，进行手写签到。这样的方式不仅嘉宾体验度差，主办方也无法有效识别嘉宾身份，尤其是后疫情时代，更无法保证人群聚集带来的各种安全隐患。31会议可以通过提供电子签到系统，如：人脸识别签到、二维码签到、无障碍闸机签到等，协助主办方有效维护现场秩序，提升签到速度，精准识别嘉宾身份。而且针对学术会分会场多的特殊性，31电子签到系统可以设置分会场入场权限管理，只需查看系统后台，便可轻松掌控各分会场参会情况。

（6）学员与学分管理

部分学术会的日程会与学分进行关联，参会嘉宾可以在参与某些日程后获取学分。此时31学分管理系统可以将嘉宾所选的日程与学分进行绑定，同时结合31电子签到，通过对嘉宾进入对应会场的签入签出时间的记录，核算嘉宾是否可以获取学分。若是协会会员，还可以与协会学员管理系统打通，自动更新数据。

　（7）数据统计与分析

31学术会系统后台，可以实时统计不同嘉宾群体的注册报名情况、论文提交进程、嘉宾到场签到等多维度数据，实时掌控各阶段工作进程，从而更好地辅助下一步工作计划的开展与执行。

　学术会议数字化价值

通过31会议学术会解决方案，能够实现嘉宾多角色注册报名，论文提交评审自动化，智慧化现场的管理等，解决学术会核心问题；一个系统即可实现会议全流程的一站式管理，提高主办方运营效率；注册的便捷、个性化日程的呈现、会议全程的消息提醒等，有效增强嘉宾参会体验。

一场高质量的学术会议组织难度很大，31会议作为数字会展新基建的推动者，为学术会主办方提供一站式全流程学术会议数字化解决方案，有效助力会议组织运营效率提升，参会体验提升。

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